Hogar de primavera en el buzón, clasificamos los correos electrónicos

Muéstrame tu buzón y te diré quién eres. El proverbio puede no existir, pero el hecho sigue siendo: los mensajes mal administrados reflejan un problema organizacional. Una pequeña limpieza de primavera, un poco de disciplina, algunos consejos y la avalancha de correos electrónicos inútiles deberían abandonar su vida.

Los correos electrónicos se acumulan en su caja, siempre olvida responderlos o nunca logra encontrar un mensaje importante … Es hora de ordenar. Después de todo, un buzón bien administrado impacta su vida diaria profesional: le permite ser más organizado y, por lo tanto, más eficiente.

Una pequeña casa de primavera en su buzón

Para empezar, será necesario ordenar todos los correos electrónicos que se hayan acumulado. Eliminar todos los mensajes innecesarios, todos los anuncios y conversaciones de 2017 sobre proyectos a largo plazo.

Sin embargo, no elimine sus correos electrónicos demasiado rápido. Para evitar cualquier nuevo desbordamiento, es necesario organizarlo lo mejor posible. Entonces, mientras clasifica sus mensajes, recuerde cancelar la suscripción de boletines que ya no le son útiles. Si nota que hay docenas de correos electrónicos de su cine o un sitio de noticias, todos «no-lus», entonces continúe, no lo dude, anule la suscripción.

Luego ordene sus cartas por archivo. La mayoría de los buzones ofrecen opciones para almacenar correos electrónicos recibidos. En Gmail, por ejemplo, se realiza una clasificación automática para «promociones» y «redes sociales», y el resto se encuentra en el cuadro «principal». La plataforma analiza las palabras clave y coloca los correos electrónicos en la carpeta más apropiada. No dude en crear sus propias secciones, con filtros como «familia», «investigación», «proyecto X, Y, Z», etc.

Organizar sus correos electrónicos, una cuestión de disciplina

Por supuesto, como a menudo, es importante establecer buenos hábitos para mantener un buzón impecable día a día.

Para esto, establezca una regla: al final del día, nunca deje mensajes no leídos o leídos, sino que sea inútil estropear su propia interfaz. Una pequeña clasificación diaria le permite pasar menos tiempo en la tarea, mientras se mantiene actualizado en sus correos electrónicos.

Esto no significa que deba conectarse con más frecuencia a su Gmail, Outlook u otra cuenta. Por el contrario, aquí se trata de planificar períodos fijos de tiempo para responder a las diversas comunicaciones. Nadie (casi finalmente) espera tener una respuesta dentro de los 5 minutos, pero tampoco es preferible un regreso varias semanas después: esto sugiere al menos un mal tono, una mala organización, incluso una falta de profesionalismo .

Abrir su correo tres veces al día es generalmente suficiente para muchos profesionales. Por la mañana mientras tomaba su café, por ejemplo, al final de la tarde y al final del día antes de irse a casa.

Algunos consejos para mantener un buzón limpio

Para mantener su buzón profesional en orden, también puede crear una o más direcciones de correo electrónico adicionales. Entonces, cuando tiene que comunicar su dirección de correo electrónico en una tienda, o al registrarse en un foro, puede dejar su dirección dedicada a este tipo de situación. Los boletines y promociones de todo tipo ya no lo molestarán durante sus horas de trabajo. Del mismo modo, los correos electrónicos personales se pueden redirigir a ese cuadro u otro, destinado a familiares y amigos.

Finalmente, cuando comience un intercambio de correo electrónico, recuerde titularlo bien, proporcionando palabras clave específicas en el campo «Objeto». Solo deleitaremos a su destinatario, que tendrá una idea clara del contenido de su correo electrónico incluso antes de abrirlo, pero también lo ayudará a encontrar conversaciones importantes más rápido. Es posible que no tenga control sobre cómo sus corresponsales nombran sus correos electrónicos, pero aún tiene el poder de dirigir sus propios esfuerzos, incluso en un buzón bien administrado y organizado !

16/02/2021